Enjeux et points clefs d’un cahier des charges

Intérêt d’un cahier des charges

Un « cahier des charges » est un document contractuel décrivant ce qui est attendu du maître d’œuvre par le maître d’ouvrage.

Il s’agit donc d’un document décrivant de la façon la plus précise possible, avec un vocabulaire simple, les besoins auxquels le maître d’œuvre doit répondre. Dans la mesure où seul le maître d’œuvre est réellement compétent pour proposer une solution technique appropriée, le cahier des charges doit préférentiellement faire apparaître le besoin de manière fonctionnelle, indépendamment de toute solution technique, sauf à préciser l’environnement technique dans lequel la solution demandée doit s’insérer. Il s’agit ainsi d’un document permettant d’une part de garantir au maître d’ouvrage que les livrables seront conformes à ce qui est écrit, d’autre part d’éviter que le maître d’ouvrage modifie son souhait au fur et à mesure du projet et demande au maître d’œuvre des nouvelles fonctionnalités non prévues initialement.

Un cahier des charges doit également contenir tous les éléments permettant au maître d’œuvre de juger de la taille du projet et de sa complexité afin d’être en mesure de proposer une offre la plus adaptée possible en termes de coût, de délai, de ressources humaines et d’assurance qualité.

Il s’agit à ce titre d’un document de référence, permettant de lever toute ambiguïté sur ce qui était attendu, ainsi qu’un outil de dialogue permettant au maître d’œuvre d’interroger le maître d’ouvrage afin d’affiner sa compréhension de la demande. Un cahier des charges n’est pas pour autant nécessairement statique. Son contenu peut tout à fait être modifié au cours du projet, même si dans l’idéal tout devrait être défini dès le début, sur la base d’un avenant accepté par les deux parties.

Eléments principaux

Contexte

Un cahier des charges commence généralement par une section décrivant le contexte, c’est-à-dire notamment le positionnement politique et stratégique du projet.

Objectifs

Très rapidement, le cahier des charges doit permettre de comprendre le but recherché, afin de permettre au maître d’œuvre d’en saisir le sens.

Vocabulaire

Nombre de projets échouent à cause d’une mauvaise communication et en particulier à cause d’un manque de culture et de vocabulaires communs entre maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage. En effet, là où le maître d’ouvrage croît employer un vocabulaire générique, le maître d’œuvre entend parfois un terme technique avec une signification particulière.

Périmètre

Le périmètre du projet permet de définir le nombre de personnes ou les ressources qui seront impactées par sa mise en place.

Calendrier

Le calendrier souhaité par le maître d’ouvrage doit être très clairement explicité et faire apparaître la date à laquelle le projet devra impérativement être terminé. Idéalement des jalons seront précisés afin d’éviter un « effet tunnel ».

Clauses juridiques

Un cahier des charges étant un document contractuel, cosigné par la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage, possède généralement un certain nombre de clauses juridiques permettant par exemple de définir à qui revient la propriété intellectuelle de l’ouvrage, les pénalités en cas de non-respect des délais ou encore les tribunaux compétents en cas de litige.
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