Etapes d’un projet: introduction

Les étapes du projet

Pour qu’il soit géré dans un contexte de qualité, un projet doit suivre différentes phases au terme desquelles des points de contrôle doivent être définis. Chaque étape fait l’objet d’un livrable et d’une validation à partir d’un document spécifique. Cela permet de maîtriser la conformité des livrables à la définition des besoins ainsi que de s’assurer de l’adéquation aux objectifs de coûts et de délai.

Ces étapes de validation, constituant une des tâches de la gestion de projet, permettent de déceler les non conformités au plus tôt et de s’adapter aux nouvelles contraintes dues aux aléas non prévus initialement. La maîtrise du temps alloué à chaque tâche est primordiale et l’analyse des risques est indispensable. En effet, au lancement du projet il existe beaucoup d’incertitudes, dans la mesure où les caractéristiques ne sont pas encore formalisées. Cela représente autant de risques pour le projet, qu’il faut essayer d’identifier afin de les anticiper. De cette manière, des moyens doivent être prévus d’une part pour prévenir l’apparition de ces risques mais également pour les corriger le cas échéant

A chaque étape, il peut être décidé d’arrêter le projet si la maîtrise d’ouvrage estime que les objectifs ne pourront pas être tenus.

Le terme de jalon (en anglais milestone, traduit parfois en pierre miliaire) est utilisé pour désigner les événements sensibles de la réalisation du projet nécessitant un contrôle. Chaque jalon permet de vérifier que les conditions nécessaires à la poursuite du projet sont réunies. On désigne par le terme d’échéancier (éventuellement jalonnement) l’enchaînement des dates des jalons.

On appelle « cycle de vie du projet » l’enchaînement dans le temps des étapes et des validations entre l’émergence du besoin et la livraison du produit. Le « cycle de vie de l’ouvrage » correspond aux étapes et aux livrables nécessaires à la réalisation de l’ouvrage.

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Etude technique

  • L’étude technique est la phase d’adaptation de la conception à l’architecture technique retenue, tout en décrivant et documentant le fonctionnement de chaque unité du logiciel. Le livrable de l’étude technique est le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) ou cahier des charges détaillé.
  • L’étude détaillée peut éventuellement s’accompagner de la création d’une maquette, ou prototype, permettant aux représentants des utilisateurs de vérifier que la solution retenue répond bien à leurs attentes.

Etude détaillée

L’étude détaillée

  • L’analyse des besoins effectuée dans l’avant-projet sommaire porte uniquement sur les processus majeurs du projet. Il est nécessaire de faire une étude plus approfondie des besoins pour que la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre puissent s’entendre sur un document contractuel. Il est essentiel lors de l’étude préalable de s’assurer que les besoins sont exprimés uniquement de manière fonctionnelle et non en terme de solutions. L’analyse fonctionnelle des besoins permet ainsi de dégager les fonctionnalités nécessaires de l’ouvrage.
  • L’analyse fonctionnelle aboutit à la mise au point d’un document définissant fonctionnellement le besoin (indépendamment de toute solution technique). Ce document est appelé cahier des charges fonctionnel (généralement abrégé sous la forme CdCf). Le Cahier des charges permet à la maîtrise d’ouvrage d’exprimer son besoin de manière fonctionnelle, ainsi que de clarifier les contraintes imposées à la maîtrise d’œuvre. Le cahier des charges fonctionnel constitue donc un document contractuel entre le maître d’œuvre et le maître d’ouvrage.

Etude de Faisabilité

L’étude de faisabilité vise à analyser la faisabilité économique, organisationnelle et technique de projet :

  • Analyse des besoins : à partir de l’analyse sommaire des besoins il convient de faire une estimation grossière du coût d’investissement et de fonctionnement du projet (en terme de moyens humains et matériels), des délais envisagés et des éventuels retours sur investissement. En fonction de ces estimations, le Comité de Pilotage peut envisager de continuer le projet et le cas échéant prévoir une organisation méthodologique pour celui-ci.

  • L’étude de scénarii : l’étude de faisabilité conduit à envisager plusieurs scénarii ( » études de cas « , en anglais  » use cases « ). Chaque scénario envisagé permet d’évaluer les risques pesant sur le projet et doit s’accompagner d’un bilan prévisionnel présentant le coût et les avantages du scénario. Cette étape fait l’objet d’un livrable, le dossier de faisabilité, remis au Comité de Pilotage afin que chaque scénario soit étudié.

    Etude d’opportunité

    Cette étape d’avant-projet permet d’étudier la demande de projet et de décider si le concept est viable. Cette première étape a pour enjeu de valider la demande des utilisateurs par rapport aux objectifs généraux de l’organisation.

    Elle consiste à définir le périmètre du projet (on parle également de contexte), notamment à définir les utilisateurs finaux, c’est-à-dire ceux à qui l’ouvrage est destiné (on parle de ciblage ou profilage). A ce stade du projet il est donc utile d’associer les utilisateurs à la réflexion globale.

    Lors de la phase d’opportunité, les besoins généraux de la maîtrise d’ouvrage doivent être identifiés. Il est nécessaire de s’assurer que ces besoins correspondent à une attente de l’ensemble des utilisateurs cibles et qu’ils prennent en compte les évolutions probables des besoins.

    L’étude d’opportunité conduit à la rédaction d’un document nommé  » note de cadrage « , validée par le Comité de Pilotage du projet (et éventuellement les instances décisionnelles selon l’enjeu du projet). La note de cadrage est donc le livrable de l’étude d’opportunité qui officialise l’intention de projet.

    Lorsque l’idée du projet est formalisée, le Comité de Pilotage doit officialiser la mission du responsable de projet et en définir les clauses. La lettre de mission (éventuellement note de mission) est le document qui officialise la mission du responsable de projet.

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